Gộp file PDF có chữ ký số: 4 cách nộp hồ sơ mà chữ ký vẫn hợp lệ

Gộp file PDF có chữ ký số thì chữ ký số trong file mới không còn hợp lệ, dù bạn gộp bằng công cụ nào. Dấu đỏ đóng trên giấy rồi scan thì khác: đó chỉ là hình ảnh, gộp thoải mái. Nếu cần nộp chung một bộ hồ sơ mà chữ ký vẫn phải còn giá trị, có 4 cách bên dưới. Chọn theo tình huống của bạn là xong.

Bạn đang ở tình huống nào?

Tình huống của bạn	Nên làm
Bạn là người ký, file chưa ký	Cách 1: gộp trước, ký sau
Nhận file đã ký, nơi nhận cho nộp nhiều file	Cách 2: nộp riêng từng file
Nơi nhận bắt buộc đúng 1 file PDF	Cách 3: đính kèm file gốc vào một PDF
Nơi nhận đòi 1 file PDF có chữ ký hợp lệ	Cách 4: xin bên ký ký lại bản đã gộp

Hồ sơ chỉ có dấu đỏ, chữ ký tay đã scan, không có chữ ký số nào? Bạn không cần đọc tiếp: mở công cụ Nối PDF, chọn file, xếp thứ tự, bấm nối. Xong việc trước cả khi ấm nước kịp sôi.

Cách 1: gộp trước, ký sau

Đây là thứ tự đúng nếu chữ ký là của bạn hoặc của công ty bạn.

1. Gộp các file chưa ký bằng công cụ Nối PDF.
2. Đọc lại file đã gộp một lượt.
3. Ký số lên file đó bằng phần mềm ký đi kèm chữ ký số của bạn (thứ hay đi chung với cái USB nhỏ cắm vào máy).

Chữ ký đặt sau cùng nên không còn bước nào chạm vào file nữa. Bạn vừa tránh được đúng cái bẫy mà nhiều người chỉ biết tới sau khi hồ sơ bị trả về.

Cách 2: nộp riêng từng file

Nếu ô nộp hồ sơ cho chọn nhiều file, cứ nộp nguyên từng file đã ký, đừng gộp. Đặt tên file theo thứ tự cho người nhận dễ đọc, ví dụ 01-hop-dong.pdf, 02-bien-ban.pdf. Gửi qua thư điện tử cũng vậy: đính kèm từng file.

Nơi nhận chấp nhận tệp nén thì gom các file vào một tệp .zip là gọn. Nén kiểu này chỉ đóng gói, không đụng vào nội dung từng file, nên chữ ký vẫn nguyên.

Cách 3: đính kèm file gốc vào một PDF

Dùng khi nơi nhận bắt buộc đúng một file PDF mà bạn lại không phải người ký. Bạn tạo một file PDF làm "bìa hồ sơ", rồi đính kèm các file đã ký vào bên trong nó, giống bỏ giấy tờ vào một chiếc phong bì.

Trên máy tính, phần mềm Adobe Acrobat Reader bản miễn phí làm được việc này:

1. Mở file bìa bằng Adobe Acrobat Reader.
2. Ở thanh công cụ dọc bên trái, bấm mũi tên nhỏ cạnh biểu tượng nhận xét.
3. Chọn Attach file (đính kèm tệp), bấm vào chỗ trống trên trang bìa, chọn file đã ký.
4. Lặp lại cho từng file rồi lưu file bìa.

Số 1: biểu tượng nhận xét. Số 2: lệnh Attach file trong menu mở ra.

Người nhận mở file bìa, bấm biểu tượng ghim giấy ở cột phải là thấy đủ các file bên trong:

Số 1: hai file đã ký nằm trong hồ sơ. Số 2: biểu tượng ghim giấy để mở danh sách.

Hai điều nên biết trước khi gửi:

• Người nhận phải mở bằng phần mềm đọc PDF trên máy tính rồi xem mục tệp đính kèm. Một số trình duyệt và ứng dụng điện thoại có thể không hiện file đính kèm.
• Bản thân file bìa không có chữ ký số. Chữ ký nằm trong từng file đính kèm, mở riêng ra là còn nguyên.

Cách 4: xin ký lại bản đã gộp

Nơi nhận đòi một file PDF duy nhất mà chữ ký trên đó phải hợp lệ thì chỉ còn cách này. Gộp các file chưa ký (hoặc bản đã ký, vì nội dung trang vẫn giữ nguyên), gửi cho bên ký, nhờ họ ký số lên bản đã gộp. Mất thêm một vòng gửi đi gửi lại, nhưng đổi lại là bộ hồ sơ không ai bắt bẻ được.

Bạn đã chọn xong cách cho mình rồi đấy. Từ giờ trong phòng, bạn là người hiểu vì sao "gộp cho gọn" có lúc lại thành "nộp lại từ đầu". Kiến thức này đáng được tính vào kỳ đánh giá cuối năm.

Muốn hiểu thêm

Phần dưới dành cho bạn nào muốn biết vì sao, và cho những câu hay được hỏi kèm.

Nội dung phần này

1. Gộp file PDF có chữ ký số thì chữ ký còn hợp lệ không?
2. Dấu đỏ có bị mất khi gộp file PDF không?
3. Gộp file PDF online miễn phí có giữ được chữ ký số không?
4. Ghép file PDF bằng Foxit Reader được không?
5. Hoá đơn điện tử dạng PDF gộp lại được không?
6. Tách, xoá trang hay nén file đã ký số thì sao?
7. Ghép ảnh chụp giấy tờ thành PDF rồi gộp chung được không?
8. Câu hỏi thường gặp

Gộp file PDF có chữ ký số thì chữ ký còn hợp lệ không?

Chữ ký không còn hợp lệ trong file mới. Tôi đã thử thật: ký số lên 2 file mẫu (một hợp đồng, một biên bản), phần mềm kiểm tra báo mỗi file có 1 chữ ký hợp lệ. Gộp hai file bằng công cụ Nối PDF của trang này, file mới còn 0 chữ ký.

Số 1: hai file đã ký số, xếp theo thứ tự. Số 2: nút nối và tải về.

Mở bằng Adobe Acrobat Reader thì thấy rõ. File gốc có bảng chữ ký, ghi tên người ký và dòng "tài liệu chưa bị sửa từ khi ký". Chữ ký thử do tôi tự tạo, không do nhà cung cấp chữ ký số cấp, nên Adobe ghi là chưa xác định được người ký. Điều cần xem ở đây là dòng nội dung chưa bị sửa.

Số 1: tên người ký. Số 2: dòng báo tài liệu chưa bị sửa từ khi ký.

File đã gộp thì ô chữ ký vẫn hiện y nguyên trên trang, nhưng bảng chữ ký biến mất.

Số 1: ô chữ ký vẫn hiện như cũ. Số 2: cột biểu tượng bên phải đã mất biểu tượng bảng chữ ký.

Không phải công cụ làm hỏng. Chữ ký số được tính trên từng byte của file gốc, gộp là tạo ra một file khác, nên chữ ký cũ không còn khớp. Công cụ nào gộp cũng ra kết quả như vậy, và chính vì thế chữ ký số mới có giá trị: ai sửa nội dung là lộ ngay.

Muốn tự kiểm một file có chữ ký số trước khi nộp, đọc thêm bài kiểm tra chữ ký số trên file PDF.

Dấu đỏ có bị mất khi gộp file PDF không?

Dấu đỏ còn nguyên. Tôi gộp một trang scan có dấu đỏ và chữ ký tay với một file khác, rồi tách ảnh trang đó ra so với bản gốc: giống hệt từng điểm ảnh, màu đỏ của con dấu không đổi chút nào.

Số 1: con dấu trên bản scan gốc. Số 2: cùng con dấu sau khi gộp.

Lý do đơn giản: dấu đỏ trên bản scan chỉ là một phần của bức ảnh. Công cụ Nối PDF chép nguyên trang sang file mới, không vẽ lại, không nén lại. Vì vậy gộp file PDF có dấu đỏ thì cứ yên tâm. Thứ cần để ý chỉ là chữ ký số, loại chữ ký nằm trong dữ liệu của file chứ không nằm trên mặt giấy.

Gộp file PDF online miễn phí có giữ được chữ ký số không?

Không giữ được, và trang nào cũng vậy, kể cả trang tính phí. Đây là chuyện của chữ ký số chứ không phải chuyện công cụ tốt hay dở. Trang nào quảng cáo "gộp mà không mất chữ ký số" thì bạn nên tự kiểm lại file kết quả trước khi nộp.

Điểm khác nhau giữa các trang miễn phí nằm ở chỗ khác: file có phải tải lên máy chủ của họ hay không. Công cụ Nối PDF của chuyendoifile.com chạy ngay trong trình duyệt, file không rời khỏi máy bạn. Với hồ sơ có hợp đồng, số tiền, thông tin công ty, điều này đáng cân nhắc.

Ghép file PDF bằng Foxit Reader được không?

Bản Foxit Reader miễn phí không có lệnh gộp file. Theo hướng dẫn của chính Foxit, lệnh gộp nằm ở bản Foxit PDF Editor có trả phí. Mà dù dùng bản nào thì gộp file đã ký số cũng làm chữ ký mất hiệu lực như mọi công cụ khác.

Nếu bạn chỉ cần gộp file PDF trên máy tính mà không muốn cài thêm gì, mở công cụ Nối PDF bằng trình duyệt là đủ, Windows hay Mac đều được.

Hoá đơn điện tử dạng PDF gộp lại được không?

Gộp để in, để xem, để gửi đối chiếu thì được. Hoá đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP dùng định dạng XML, và file XML mới là bản mang chữ ký số của người bán. File PDF bạn tải về chỉ là bản thể hiện để đọc cho dễ.

Vì vậy:

• Gộp nhiều bản PDF hoá đơn thành một file để in hay gửi kế toán xem: không sao.
• File XML gốc phải giữ nguyên, lưu riêng, không sửa, không gộp. Cần tải lại thì vào cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế.

Tách, xoá trang hay nén file đã ký số thì sao?

Giống hệt gộp: chữ ký số mất hiệu lực, vì việc nào cũng tạo ra file mới. Muốn xoá bớt trang hay nén cho nhẹ thì làm trước khi ký. File đã ký mà quá nặng so với giới hạn của nơi nhận, hãy hỏi bên ký xuất lại bản nhẹ hơn rồi ký lại, đừng tự nén.

Ghép ảnh chụp giấy tờ thành PDF rồi gộp chung được không?

Được. Chuyển ảnh chụp thành PDF bằng công cụ Ảnh sang PDF, rồi gộp với các file PDF khác ở công cụ Nối PDF. Trong bộ đó có file đã ký số thì áp dụng một trong 4 cách ở đầu bài cho riêng file ấy.

Câu hỏi thường gặp

Gộp xong, ô chữ ký vẫn hiện trên trang, vậy là còn hợp lệ?

Chưa chắc. Hình ô chữ ký có thể vẫn hiện trên trang, nhưng phần mềm kiểm tra sẽ báo file không còn chữ ký số hợp lệ. Nhìn bằng mắt không phân biệt được, phải mở bảng chữ ký trong phần mềm đọc PDF mới biết.

Có phần mềm nào gộp mà giữ nguyên chữ ký số không?

Không có cách nào giữ chữ ký cũ còn hợp lệ trên một file đã bị thay đổi. Cách 3 ở trên giữ được chữ ký vì nó không đụng vào file gốc, chỉ bỏ file gốc vào bên trong một file khác.

Nơi nhận hồ sơ nói "cứ gộp đi", có sao không?

Nếu chính nơi nhận yêu cầu gộp và chấp nhận bản gộp, bạn làm theo hướng dẫn của họ. Hãy giữ lại các file đã ký gốc, phòng khi sau này cần đối chiếu.

Đọc tới đây là bạn đã nắm chuyện chữ ký số chắc hơn khá nhiều người phải nộp hồ sơ mỗi tuần. Lần tới có ai trong phòng định "gộp hết cho gọn", bạn biết phải nói gì rồi.