Đơn xin nghỉ phép: 2 mẫu file Word đơn giản, song ngữ Anh Việt
Trang này có hai mẫu đơn xin nghỉ phép bằng Word, tải miễn phí, không cần đăng nhập. Bản thứ nhất có quốc hiệu, gửi Ban Giám đốc và Phòng Nhân sự, hợp với công ty nhỏ chưa có biểu mẫu riêng. Bản thứ hai song ngữ Việt Anh, có sẵn bảng tính số ngày phép còn lại. Cả hai đều vừa một trang A4.
Tải ngay · Không cần đăng nhập · Không quảng cáo
- Dùng khi
- Xin nghỉ phép năm, nghỉ việc riêng hay nghỉ ốm có báo trước
- Người lập
- Người lao động, gửi trưởng bộ phận và Phòng Nhân sự
- Loại mẫu
- Mẫu tham khảo, công ty có thể dùng biểu mẫu nội bộ riêng
- Định dạng
- Word, 37 KB; Word, 37 KB
- Cập nhật kho
- 25/09/2026
Nội dung bài viết
- Nên tải mẫu đơn xin nghỉ phép nào?
- Viết đơn xin nghỉ phép công ty gồm những mục gì?
- Một năm người lao động được nghỉ phép bao nhiêu ngày?
- Đi làm chưa đủ 12 tháng thì được mấy ngày phép?
- Nghỉ cưới, nghỉ tang có bị trừ vào phép năm không?
- Nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội có cần đơn xin nghỉ phép không?
- Công ty có được từ chối đơn xin nghỉ phép không?
- Gửi đơn qua Zalo hay email thế nào cho gọn?
- Câu hỏi thường gặp
Nên tải mẫu đơn xin nghỉ phép nào?
Chọn theo nơi bạn làm. Công ty không có biểu mẫu nội bộ thì dùng bản có quốc hiệu: trang trọng, đủ chỗ ghi người nhận bàn giao, ký ba cấp. Công ty có vốn nước ngoài hoặc cần bản tiếng Anh để lưu hồ sơ thì dùng bản song ngữ.
| Bản có quốc hiệu | Bản song ngữ Việt Anh | |
|---|---|---|
| Đầu trang | Quốc hiệu, tiêu ngữ | Tên, địa chỉ công ty |
| Loại nghỉ để đánh dấu | Phép năm, không lương, ốm, việc riêng | Phép năm, không lương, lý do khác |
| Theo dõi ngày phép | Không có | Có bảng: phép năm trước chuyển sang, đã nghỉ, còn lại |
| Người ký | Người làm đơn, trưởng bộ phận, Ban Giám đốc | Người làm đơn, trưởng bộ phận, giám đốc |
| Phần giữ lại | Không có | Có bản lưu cho người làm đơn |
Bấm Xem trước để đọc cả mẫu ngay trên trang, hoặc tải thẳng tệp Word về máy.
Đơn xin nghỉ phép có quốc hiệu
Có ô đánh dấu loại phép và dòng ghi người nhận bàn giao công việc.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---oOo---
ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP
Kính gửi: - Ban Giám đốc Công ty [Tên công ty]
- Phòng Nhân sự
- Trưởng bộ phận [Tên bộ phận]
Tôi tên là: [Họ và tên]
Chức vụ: [chức danh] Bộ phận: [tên bộ phận]
Số điện thoại liên lạc trong thời gian nghỉ: [số điện thoại]
Tôi làm đơn này xin phép được nghỉ [số] ngày, kể từ ngày [ngày/tháng/năm] đến hết ngày [ngày/tháng/năm].
Loại nghỉ phép (đánh dấu X vào ô phù hợp):
| ☐ Phép năm | ☐ Nghỉ không lương | ☐ Nghỉ ốm | ☐ Việc riêng |
Lý do: [nêu ngắn gọn].
Trong thời gian nghỉ, công việc của tôi được bàn giao cho [họ tên người nhận bàn giao] - [chức vụ, bộ phận].
Tôi cam kết trở lại làm việc đúng thời hạn nêu trên. Nếu có thay đổi, tôi sẽ báo trước cho bộ phận quản lý.
Kính mong Ban Giám đốc và Trưởng bộ phận xem xét, chấp thuận.
[Địa danh], ngày [ ] tháng [ ] năm [ ]
| DUYỆT CỦA BAN GIÁM ĐỐC | TRƯỞNG BỘ PHẬN | NGƯỜI LÀM ĐƠN |
| (Ký, ghi rõ họ tên) | (Ký, ghi rõ họ tên) | (Ký, ghi rõ họ tên) |
Đơn xin nghỉ phép song ngữ Việt Anh
Kiểu biểu mẫu công ty: có bảng theo dõi ngày phép còn lại và bản lưu cho người làm đơn.
[TÊN CÔNG TY]
[COMPANY NAME]
[Địa chỉ]
Tel: [ ] Fax: [ ]
ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP
APPLICATION FOR LEAVE
| Tên: .......................... Name Bộ phận: .......................... Department Số ngày phép năm trước chuyển sang: ........ Leave brought from previous year Tổng số ngày nghỉ quy định: ........ Total leave entitlement Số ngày đã nghỉ: ........ Less leave taken Còn lại: ........ Balance of leave Số ngày xin phép: ........ No. of days applied Còn lại: ........ Balance of leave Người kiểm tra: .......... Checked by | Tôi xin phép được nghỉ: Wish to apply for Nghỉ phép hàng năm ( ) Annual leave Nghỉ không ăn lương ( ) No pay leave Nghỉ vì lý do khác ( ) Others Nghỉ bắt đầu từ ngày: .......... Leave commences on Trở lại làm việc từ ngày: .......... Resume duty on Chữ ký người làm đơn: Applicant's signature Ngày: .............. Date |
| Duyệt bởi Recommended | Chấp thuận bởi Approved |
| Trưởng bộ phận Manager | Giám đốc Director |
BẢN LƯU NGƯỜI LÀM ĐƠN - APPLICANT'S COPY
| Tên: .......................... Name Bộ phận: .......................... Department Số ngày được phép nghỉ: ........ No. of days approved Còn lại: ........ Balance of leave | Ngày: .............. Date Duyệt bởi: .......... Recommended Chấp thuận bởi: .......... Approved |
Viết đơn xin nghỉ phép công ty gồm những mục gì?
Một lá đơn xin nghỉ phép công ty cần đủ sáu thứ: gửi ai, ai xin, nghỉ bao lâu, nghỉ loại gì, giao việc cho ai, và chữ ký. Thiếu một mục là trưởng bộ phận phải hỏi lại, đơn nằm chờ thêm vài hôm.
- Kính gửi. Ghi đúng tên công ty, tên bộ phận. Nơi nhỏ chỉ cần gửi giám đốc và người quản lý trực tiếp.
- Thông tin người xin. Họ tên, chức danh, bộ phận, số điện thoại liên lạc được trong những ngày nghỉ.
- Số ngày và mốc ngày. Ghi cả số ngày lẫn ngày bắt đầu, ngày kết thúc. Bản song ngữ hỏi thêm ngày quay lại làm việc, giúp bộ phận nhân sự không phải đoán.
- Loại nghỉ. Đánh dấu một ô. Ô này quyết định ngày nghỉ bị trừ vào phép năm hay tính riêng (xem các mục bên dưới).
- Lý do. Một câu là đủ: "về quê dự đám cưới em gái", "đi khám bệnh định kỳ". Không cần kể chi tiết.
- Bàn giao. Tên người làm thay và chức vụ của họ. Đây là mục quản lý đọc kỹ nhất.
Muốn mẫu đơn xin nghỉ phép đơn giản hơn nữa, bạn có thể xoá dòng quốc hiệu và ô số điện thoại, phần còn lại vẫn đủ ý. Đừng xoá dòng bàn giao.
Một năm người lao động được nghỉ phép bao nhiêu ngày?
Người làm đủ 12 tháng cho một nơi được nghỉ hằng năm 12 ngày làm việc, hưởng nguyên lương, nếu làm trong điều kiện bình thường. Con số này nằm ở Điều 113 Bộ luật Lao động 2019 (số 45/2019/QH14), và đến nay vẫn còn hiệu lực.
| Nhóm người lao động | Ngày phép một năm |
|---|---|
| Làm việc trong điều kiện bình thường | 12 ngày làm việc |
| Chưa thành niên, người khuyết tật, làm nghề nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm | 14 ngày làm việc |
| Làm nghề đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm | 16 ngày làm việc |
Làm lâu thì được thêm. Theo Điều 114, cứ đủ 5 năm làm cho cùng một người sử dụng lao động thì số ngày phép năm tăng thêm 1 ngày. Người làm bình thường đủ 10 năm ở một công ty có 14 ngày phép.
Ngày phép có thể chia nhỏ, nghỉ nhiều lần trong năm. Nếu công ty đồng ý, bạn còn được gộp tối đa 3 năm nghỉ một lần, hợp với người làm xa nhà muốn về quê dài ngày.
Đi làm chưa đủ 12 tháng thì được mấy ngày phép?
Được nghỉ theo tỷ lệ số tháng đã làm. Cách tính nằm ở Điều 66 Nghị định 145/2020/NĐ-CP: lấy số ngày phép cả năm (cộng ngày thâm niên nếu có), chia 12, nhân với số tháng làm việc thực tế.
Ví dụ: bạn vào làm từ đầu tháng 4, làm điều kiện bình thường. Tới hết tháng 12 là 9 tháng, vậy năm đầu có 12 / 12 x 9 = 9 ngày phép.
Tháng làm dở cũng có thể được tính. Nếu số ngày đi làm cộng ngày nghỉ có hưởng lương (lễ, tết, phép năm, việc riêng có lương) chiếm từ 50% số ngày làm việc bình thường của tháng đó, tháng ấy tính là một tháng trọn.
Bản song ngữ có sẵn dòng "Tổng số ngày nghỉ quy định" và "Số ngày đã nghỉ". Điền con số vừa tính vào đó, bộ phận nhân sự đối chiếu nhanh hơn.
Nghỉ cưới, nghỉ tang có bị trừ vào phép năm không?
Không. Nghỉ việc riêng trong các trường hợp luật kể tên là loại nghỉ riêng, không trừ vào phép năm. Khi làm đơn, đánh dấu ô "Việc riêng" thay vì ô "Phép năm". Điều 115 Bộ luật Lao động quy định:
| Trường hợp | Số ngày | Lương |
|---|---|---|
| Bản thân kết hôn | 3 ngày | Nguyên lương |
| Con đẻ, con nuôi kết hôn | 1 ngày | Nguyên lương |
| Cha, mẹ (cả bên vợ hoặc chồng), vợ hoặc chồng, con mất | 3 ngày | Nguyên lương |
| Ông bà, anh chị em ruột mất; cha hoặc mẹ kết hôn; anh chị em ruột kết hôn | 1 ngày | Không lương |
Cả bốn trường hợp đều phải báo cho công ty, nên vẫn cần đơn hoặc tin nhắn xin phép. Nghỉ làm giỗ thì không nằm trong danh sách này: dùng phép năm, hoặc thoả thuận nghỉ không lương. Muốn nghỉ dài hơn, chẳng hạn một tháng không lương để chăm người nhà, thì thoả thuận riêng với công ty rồi đánh dấu ô "Nghỉ không lương".
Nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội có cần đơn xin nghỉ phép không?
Vẫn nên làm đơn để báo công ty, nhưng đơn không giúp bạn nhận tiền. Muốn nhận tiền ốm đau từ bảo hiểm xã hội, giấy tờ quyết định là giấy của cơ sở khám chữa bệnh, không phải đơn xin nghỉ phép.
- Điều trị ngoại trú: giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng bảo hiểm xã hội do bác sĩ cấp.
- Điều trị nội trú: giấy ra viện hoặc bản tóm tắt hồ sơ bệnh án.
Bạn nộp giấy này cho công ty chậm nhất 45 ngày kể từ ngày đi làm lại, công ty lập danh sách gửi cơ quan bảo hiểm. Trình tự đầy đủ có ở hướng dẫn hưởng trợ cấp ốm đau của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
Vì vậy người tìm "mẫu đơn xin nghỉ phép hưởng bảo hiểm xã hội" thường đang tìm nhầm giấy. Đơn trên trang này dùng để xin nghỉ, còn giấy hưởng chế độ phải xin ở bệnh viện hoặc phòng khám.
Công ty có được từ chối đơn xin nghỉ phép không?
Công ty được dời ngày bạn xin, vì lịch nghỉ do công ty sắp. Khoản 4 Điều 113 giao người sử dụng lao động quy định lịch nghỉ hằng năm sau khi tham khảo ý kiến người lao động, và phải báo trước cho người lao động biết.
Trả lời một bạn đọc hỏi đúng chuyện này, Bộ Nội vụ nói luật không cho người lao động tự quyết thời điểm nghỉ, kể cả khi còn phép và đã báo trước. Ngày nghỉ có thể bị dời, còn số ngày phép thì vẫn là của bạn.
Muốn đơn được duyệt ngay lần đầu: nộp sớm vài ngày, tránh mùa cao điểm của bộ phận, và ghi sẵn người bàn giao.
Nghỉ việc mà chưa dùng hết phép năm thì công ty phải trả lương cho những ngày chưa nghỉ (khoản 3 Điều 113). Bản lưu của mẫu song ngữ giúp bạn có giấy tờ đối chiếu khi tính khoản này.
Gửi đơn qua Zalo hay email thế nào cho gọn?
Gửi bản PDF thay vì tệp Word. PDF giữ nguyên bố cục, người duyệt mở trên điện thoại xem được ngay mà không cần cài Word. Có hai cách:
- Đơn gõ máy: điền xong trong Word, chuyển sang PDF bằng công cụ chuyển Word sang PDF, rồi gửi qua Zalo hoặc email.
- Đơn ký tay: in ra, ký, rồi chụp bằng Van Phuc scanner trên điện thoại. Máy quét nắn thẳng bốn góc, làm trắng nền, xuất ra PDF như bản scan.
Công ty dùng phần mềm chấm công có chức năng xin nghỉ thì làm trên phần mềm, đơn giấy chỉ để lưu hồ sơ nếu nhân sự yêu cầu.
Câu hỏi thường gặp
Xin nghỉ phép 1 ngày có cần viết đơn không?
Tuỳ nội quy công ty. Luật chỉ bắt báo trước, không bắt mẫu đơn. Nhiều nơi vẫn yêu cầu đơn cho cả một ngày để tính công. Khi đó ghi "xin phép được nghỉ 01 ngày", ngày bắt đầu và ngày kết thúc trùng nhau.
Phải nộp đơn xin nghỉ phép trước bao nhiêu ngày?
Bộ luật Lao động không ghi một con số chung. Mốc báo trước do nội quy hoặc quy chế của công ty đặt ra, nơi thì 3 ngày, nơi thì một tuần cho kỳ nghỉ dài. Hỏi bộ phận nhân sự một lần rồi nộp đơn xin nghỉ phép sớm hơn mốc đó vài ngày.
Mẫu đơn xin nghỉ phép tiếng Anh dùng để xin visa được không?
Bản song ngữ là đơn nội bộ, ghi rõ "Application for leave". Hồ sơ xin visa thường cần giấy xác nhận của công ty về việc cho bạn nghỉ, có dấu và chữ ký người có thẩm quyền. Đọc danh sách giấy tờ của đại sứ quán nơi bạn nộp trước khi in.
Học sinh xin nghỉ học có dùng được mẫu này không?
Không hợp. Hai mẫu ở đây viết cho người lao động, có mục bàn giao công việc và ngày phép. Đơn xin nghỉ học gửi giáo viên chủ nhiệm, do phụ huynh ký, nội dung khác hẳn.
Phép năm không nghỉ hết thì có mất không?
Còn làm thì có thể thoả thuận gộp sang năm sau, tối đa 3 năm một lần. Nghỉ việc hoặc mất việc mà chưa nghỉ hết thì được trả tiền lương cho những ngày chưa nghỉ. Ngoài hai trường hợp đó, xem nội quy công ty.
Đơn có cần đóng dấu công ty không?
Thường là không. Đơn xin nghỉ phép là giấy nội bộ, chỉ cần chữ ký người làm đơn và người duyệt. Bản song ngữ có ô Duyệt bởi và Chấp thuận bởi cho đúng hai cấp đó.
Cần thêm biểu mẫu khác thì xem kho mẫu văn bản, mẫu mới được bổ sung dần.