Nối file PDF dung lượng lớn: 2 cách đưa 27,5 MB còn chừng 1 MB

Nối file PDF dung lượng lớn thì tệp sau khi nối nặng gần bằng tổng các tệp cộng lại, vì công cụ nối chép nguyên từng trang chứ không nén. Muốn tệp nhẹ, hãy nén các bản scan trước, giữ nguyên tệp chữ, rồi mới nối. Tôi đo thật trên một bộ hồ sơ mẫu: từ 27,5 MB còn 0,98 MB.

Bạn đang ở tình huống nào?

Tình huống của bạn	Nên làm
Hồ sơ toàn bản scan, ảnh chụp giấy tờ	Cách nhanh: nối trước, nén một lần
Có cả bản scan lẫn tệp xuất từ Word, Excel	Cách nhẹ nhất: nén riêng bản scan rồi mới nối
Trong bộ có tệp đã ký số	Đừng nén tệp đó, xem mục cuối
Nén rồi vẫn quá nặng	Gửi bằng liên kết Google Drive hoặc chia nhỏ

Tệp nặng không phải do bạn bấm sai chỗ nào. Điện thoại chụp một tờ giấy A4 cũng kỹ như chụp ảnh cưới, mỗi trang vài MB là chuyện thường.

Cách nhanh: nối trước, nén sau

1. Mở công cụ Nối PDF, chọn hết các tệp, kéo cho đúng thứ tự rồi bấm Nối và tải về.
2. Mở công cụ Nén PDF, chọn tệp vừa nối, để mức Vừa rồi bấm Thử nén và xem kết quả.
3. Trang báo nhẹ đi bao nhiêu. Ưng thì bấm Tải bản đã nén.

Số 1: bốn tệp đã xếp theo thứ tự, tệp ảnh chụp bảng điểm nặng 20,9 MB. Số 2: nút nối và tải về.

Số 1: mức nén. Số 2: trang báo dung lượng mới trước khi bạn tải. Số 3: nút tải.

Hai lần bấm, tệp sụt 95% cân nặng. Chưa chương trình giảm cân nào dám quảng cáo con số đó.

Cách nhẹ nhất: nén riêng bản scan rồi mới nối

Dùng khi bộ hồ sơ có lẫn tệp chữ, tức tệp xuất thẳng từ Word, Excel, bôi đen được chữ.

1. Đưa từng bản scan, ảnh chụp qua công cụ Nén PDF, mức Vừa, tải bản đã nén về.
2. Tệp chữ thì để nguyên, không nén.
3. Nối các bản đã nén với tệp chữ ở công cụ Nối PDF.

Cùng bộ hồ sơ ấy, cách này ra 0,98 MB, nhẹ hơn cách nhanh khoảng 22%. Thêm một điểm cộng: đơn xin việc trong bộ vẫn bôi đen, sao chép được chữ, vì nó chưa từng bị nén thành ảnh.

Bạn vừa làm đúng việc mà nhiều người chỉ làm được sau ba lần bị trả mail. Kỹ năng này xứng đáng có một dòng trong hồ sơ năng lực.

Muốn hiểu thêm

Phần dưới dành cho bạn nào muốn biết vì sao, kèm số đo và những câu hay được hỏi.

Nội dung phần này

1. Vì sao nối file PDF xong lại nặng?
2. Nén trước rồi nối hay nối rồi nén thì nhẹ hơn?
3. Nén mức nào thì chữ vẫn đọc được?
4. Tệp phải nhẹ dưới bao nhiêu MB mới gửi được?
5. Nén rồi vẫn quá nặng thì làm sao?
6. Câu hỏi thường gặp

Vì sao nối file PDF xong lại nặng?

Vì nối là chép nguyên. Công cụ Nối PDF lấy từng trang của các tệp gốc đặt vào một tệp mới, không vẽ lại, không giảm chất lượng ảnh. Chữ vẫn là chữ, ảnh vẫn nét như cũ, nên dung lượng cũng giữ như cũ.

Tôi thử với bộ hồ sơ mẫu tự dựng gồm 4 tệp, 9 trang: bản scan bằng tốt nghiệp 2,2 MB, bản scan giấy khám sức khoẻ 4,3 MB, ảnh chụp bảng điểm 4 trang 20,9 MB và đơn xin việc dạng chữ 116 KB. Nối xong được một tệp 27,5 MB. Cộng tay bốn con số kia cũng ra đúng chừng đó.

Thứ làm tệp nặng gần như luôn là bản scan và ảnh chụp. Ở bộ mẫu, riêng ảnh chụp bảng điểm đã chiếm 76% dung lượng. Muốn nhẹ thì phải xử lý đúng mấy tệp này.

Nén trước rồi nối hay nối rồi nén thì nhẹ hơn?

Nếu nén tất cả các tệp, hai thứ tự ra y hệt nhau. Thứ tạo khác biệt là việc chừa tệp chữ ra, không nén nó. Tôi đo ba cách trên cùng bộ hồ sơ, đều ở mức nén Vừa:

Cách làm	Tệp cuối	Chữ của đơn xin việc
Nối nguyên, không nén	27,5 MB	Bôi đen được
Nối rồi nén cả tệp	1,2 MB	Thành ảnh
Nén từng tệp (kể cả đơn) rồi nối	1,2 MB	Thành ảnh
Nén riêng bản scan, giữ đơn, rồi nối	0,98 MB	Bôi đen được

Vạch đứt là giới hạn đính kèm 25 MB của Gmail. Nối nguyên thì bộ hồ sơ mẫu đã vượt vạch.

Lý do nằm ở cách công cụ Nén PDF làm việc: nó vẽ lại mỗi trang thành một ảnh JPEG. Với bản scan, ảnh mới nhẹ hơn ảnh gốc rất nhiều. Với tệp chữ thì ngược lại, vì một trang chữ lưu dạng chữ vốn rất nhẹ. Đo riêng từng tệp ở mức Vừa:

Tệp	Trước khi nén	Sau khi nén
Bản scan bằng tốt nghiệp, 1 trang	2,2 MB	127 KB
Bản scan giấy khám sức khoẻ, 2 trang	4,3 MB	252 KB
Ảnh chụp bảng điểm, 4 trang	20,9 MB	533 KB
Đơn xin việc dạng chữ, 2 trang	116 KB	368 KB

Đơn xin việc nén xong nặng gấp ba và mất luôn chữ. Đó là lý do nên chừa nó ra. Trên máy tính tôi thử, nén cả tệp 9 trang mất chưa tới 2 giây; điện thoại đời cũ sẽ chậm hơn, cứ để trang chạy xong.

Nén mức nào thì chữ vẫn đọc được?

Mức Vừa là đủ cho hồ sơ gửi đi: chữ có dấu vẫn rõ, tệp còn khoảng 1,2 MB. Ảnh dưới cắt cùng một đoạn trên trang bằng tốt nghiệp ở bốn mức, phóng to như khi người nhận zoom vào đọc:

• Nhẹ tay (3,4 MB): gần như không khác bản gốc.
• Vừa (1,2 MB): hơi mềm nét, đọc thoải mái.
• Mạnh (539 KB): dấu tiếng Việt bắt đầu nhoè, chữ "học" nhìn lướt dễ thành "hoc". Chỉ nên dùng khi nơi nhận đòi tệp rất nhẹ và giấy tờ có chữ to.

Mức nào cũng vậy, trang luôn cho bạn xem dung lượng mới trước khi tải. Thấy chưa đủ nhẹ thì đổi mức, bấm thử lại, không mất gì.

Tệp phải nhẹ dưới bao nhiêu MB mới gửi được?

Tuỳ nơi nhận, nên đọc dòng hướng dẫn ngay chỗ nộp trước khi nén. Riêng Gmail thì rõ: tài khoản cá nhân đính kèm tối đa 25 MB mỗi thư, tính tổng mọi tệp đính kèm. Cổng nộp hồ sơ trực tuyến thường có giới hạn riêng cho từng ô tải lên, có nơi chỉ vài MB.

Một mẹo nhỏ: nén xong, ghi dung lượng vào tên tệp, ví dụ ho-so-xin-viec-1MB.pdf. Lần sau nhìn tên là biết tệp nào gửi được, khỏi mở ra kiểm.

Nén rồi vẫn quá nặng thì làm sao?

Còn hai đường, cả hai đều không làm giảm chất lượng:

• Gửi bằng liên kết. Tệp trên 25 MB thì Gmail tự đề nghị gửi qua Google Drive. Người nhận bấm liên kết để tải về, tệp giữ nguyên.
• Chia nhỏ. Nơi nhận cho nộp nhiều tệp thì tách bộ hồ sơ thành hai, ba phần bằng công cụ Tách và sắp xếp PDF.

Trong bộ có tệp đã ký số thì đừng nén tệp đó, và cũng đừng nối nó với tệp khác: cả hai việc đều làm chữ ký số mất hiệu lực. Cách nộp một bộ hồ sơ có chữ ký số mà chữ ký vẫn còn, tôi đã viết riêng ở bài gộp file PDF có chữ ký số.

Câu hỏi thường gặp

Nối file PDF dung lượng lớn online có phải tải tệp lên máy chủ không?

Không. Công cụ Nối PDF và Nén PDF của chuyendoifile.com chạy ngay trong trình duyệt, tệp nằm yên trên máy bạn. Bộ hồ sơ có bảng điểm, giấy khám sức khoẻ thì điều này đáng để tâm.

Nối xong có làm mờ bản scan không?

Không. Nối chỉ chép nguyên trang sang tệp mới. Tôi so chữ đọc ra từ đơn xin việc trước và sau khi nối: giống hệt từng ký tự. Chỉ bước nén mới đổi chất lượng ảnh, và bạn chọn được mức.

Có cần nén từng tệp nếu hồ sơ toàn bản scan không?

Không cần. Toàn bản scan thì nối trước, nén một lần cho cả tệp, kết quả nhẹ y như nén từng tệp mà đỡ mấy lượt bấm.

Đọc tới đây, lần tới có ai trong phòng than "mail không gửi được vì tệp nặng", bạn là người được gọi tên. Phí tư vấn tuỳ bạn, một ly cà phê là giá hữu nghị.